עבודה בימי קורונה: פגישות מהבית עם ZOOM – חלק 1

וירוס הקורונה מאתגר את כולנו. החל מהגעגועים לאחיינים ולנכדים שגרים רחוק מהסבתא, וכלה במאמני כושר, מורים לפיתוח קול או מנהלי צוותים שדואגים לפרנסה שלהם – כולנו נאלצים לחשוב פעמיים לפני שאנחנו נפגשים. עם זאת, קיימים כבר כיום פתרונות טכנולוגיים שיכולים לעזור לנו להמשיך בשגרת החיים, עד כמה שאפשר, מבלי לשבש לחלוטין את הפעילות העסקית שלנו. 

להפגש מרחוק

כלים לשיחות וידאו הם לא עניין חדש. סקייפ (Skype) הייתה אחת החלוצות שהציגה את האפשרות לקיים שיחות וידאו עוד בתחילת שנות האלפיים, והיום גם ווטסאפ, פייסבוק ועוד כלים רבים מציעים את האפשרות הזאת. 

אך בעולם העסקי, אפילו כאשר מדובר בפגישה אחד על אחד עם לקוח, קל וחומר כאשר מדובר בפגישה מרובת משתתפים, יש צורך בכלי מדוייק יותר, שיציע חיבור יציב, ניהול משתתפים איכותי, שיתוף מסך, אפשרויות הקלטה ועוד. בשוק הזה, מתחרות כיום חברות ענק כמו מייקרוסופט (כחלק מחבילת Office 365 המורחבת) וגוגל (Hangouts), לצד כמה חברות נוספות שזה הוא המוצר המרכזי שלהן, כמו בלו ג’ינס (BlueJeans) וזום (Zoom). 

אני עובדת בחברה מבוזרת ולכן משתמשת בזום במסגרת העבודה שלי על בסיס יום יומי, עד כדי כך שכיום אני מעדיפה להשתמש בה גם לצרכים אישיים. בזכותה, גם שאני עובדת לבד בבית, אני מרגישה במרחק של שני קליקים מהתייעצות מקצועית עם קולגות בניו יורק או שיחת רכילות על כוס קפה עם חברה בלונדון.

זו תוכנה פשוטה ועצמתית שמאפשרת לנהל מרחוק פגישות, הרצאות ואף לקחת חלק בכנסים מרובי משתתפים וכל מה שצריך לעשות כדי להשתמש בה, הוא להתקין אותה על גבי מחשב בעל מיקרופון ו/או מצלמת וידאו, תהליך שלוקח פחות מחמש דקות.

במדריך הזה, אסביר כיצד להתקין ולהפעיל את זום וכן כיצד ליצור פגישה אחד על אחד עם משתמש אחר,  למשל כדי לקיים שיחה עם ספק, לערוך אימון אישי או שיעור פרטי. בהמשך, יגיעו גם מדריכים לשימוש ביכולות מתקדמות יותר כמו ניהול שיחה עם משתמשים מרובים, קיום הרצאות ופאנלים, שיתוף מסך וכו’.

התקנה

זום תומכת בכל מערכות ההפעלה האפשריות: ווינדוס, מק, לינוקס, אנדרואיד ו iOS. מדריך זה מדגים את ההתקנה ואת השימוש על גבי ווינדוס, אבל התהליך דומה בכל מערכות ההפעלה השולחניות. כדי להתקין את התכנה על גבי טלפון, יש להשתמש בחנות האפליקציות המתאימה (גוגל פליי / אפל סטור

ההתקנה של זום פשוטה ודורשת סה”כ הורדה של קובץ ההתקנה מהאתר של זום והפעלה שלו. אין הגדרות מיוחדות שצריך לעשות תוך כדי תהליך ההתקנה.

בתום ההתקנה הקצרה, זום תפתח מסך פתיחה שיציע לכם להצטרף לפגישה קיימת או להרשם. אם אתם משתמשים בזום באופן חד פעמי, כדי להצטרף לפגישה – אפשר לעשות זאת. עם זאת, אני ממליצה בחום להירשם. ההרשמה לוקחת שלושים שניות ולא עולה כסף. 

הרשמה

ניתן להצטרף לפגישות בזום ללא הרשמה, אבל כדי להקים פגישה חדשה ולהנות ממלוא היכולות של התוכנה מומלץ להכנס לקישור ולהרשם דרך האתר. ניתן להירשם באמצעות כתובת מייל או באמצעות חשבון קיים בג’ימייל או בפייסבוק.

לאחר הכנסת כתובת מייל והפעלה (Activation) שלו, תתבקשו להכניס שם וסיסמה. לאחר אישורם, חזרו לזום, לחצו על Sign In והתחברו עם המשתמש שייצרתם.

לאחר השלמה הכניסה, תגיעו למסך הראשי של זום – 

ברוכים הבאים לחדר הישיבות הדיגיטלי שלכם!

נסיעת מבחן

קל מאוד להתחיל לעבוד עם זום. מאחורי הממשק הפשוט, מתחבאות יכולות רבות, אבל כל מה שצריך לעשות כדי להתחיל את הפגישה הראשונה שלכם, הוא ללחוץ על הכפתור הכתום. 

שימו לב, בשלב הזה אתם עדיין לא נמצאים בשיחה. רק כאשר תלחצו על הכפתור הכחול, תכנסו לפגישה. גם כאשר תקימו פגישות אמיתיות בזום – בשלב זה, אתם יכולים לראות את כל מי שנמצא בפגישה, אך הם עדיין לא יכולים לראות אותכם – כאילו אתם מציצים מבעד התריסים לחדר ישיבות: קצת סטוקרי, אבל שימושי!

כאשר תלחצו על הכפתור “Join with Computer Audio” כדי להיכנס לפגישה, שאר הנוכחים בישיבה ישמעו התראה שמודיעה על כניסתכם, ויוכלו לשמוע ולראות אתכם (אם הפעלתם את המצלמה כמובן).

צירוף משתתפים

בשלב זה, אתם מוכנים! נשאר רק להזמין משתתפים לפגישה.

הדרך הקלה ביותר להזמין משתתף לפגישה שזה הרגע הקמתם היא על ידי לחיצה על כפתור “הזמן” (Invite)

במסך שיפתח, ניתן לשלוח הזמנות במייל או לאנשי קשר מוגדרים, אך הדרך הקלה מכולן היא להעתיק את הלינק לפגישה באמצעות לחיצה על “Copy URL” .

לחיצה על הכפתור מעתיקה את הקישור לפגישה לזכרון (Clipboard) וכעת ניתן לשתף אותו בכל דרך שתרצו – אימייל, צ’ט בפייסבוק או בוואטסאפ. שימו לב שכל מי שמחזיק בקישור יכול להצטרף לפגישה, אז שימו לב שלא להפיץ את הלינק באוויר הפתוח, אלא אם כן אתם רוצים לעשות מסיבת רשת 🙂

לחלופין, אפשר להעתיק את ההזמנה (Copy Invitation) ואז לשתף אותה במייל או באמצעות יצירת פגישה ביומן של גוגל או של אאוטלוק. המייל שימושי מאוד, כי יש בו הסבר קצר וקישורים, מה שעוזר למי שמקבל את ההזמנה בפעם הראשונה להבין מה צריך לעשות – אם זו הפעם הראשונה, להתקין את התוכנה או את האפליקציה, ואז – ללחוץ על הקישור להעברה אוטומטית לפגישה.

מי שמקבל את הלינק צריך ללחוץ עליו והקישור יעביר אותו אוטומטית לפגישה שזה הרגע יצרתם.

בסיום הפגישה, אל תשכחו ללחוץ על כפתור הסיום כדי לצאת מהחדר ולכבות את המיקרופון והמצלמה.

שווה לשדרג?

שימו לב, הגרסה החינמית של זום מאפשרת לקיים פגישות של עד 100 משתתפים, אך כאשר נוכחים בפגישה שלושה אנשים או יותר, היא תסתיים באופן אוטומטי לאחר ארבעים דקות. אם אתם זקוקים לזמן נוסף, תמיד אפשר ליצור פגישה חדשה ולשתף את הקישור אליה, אך אם אתם למשל מקיימים פגישת אימון קבוצתי בזום, ואינכם רוצים שהפגישה תקטע באמצע, תרצו לשדרג את החשבון שלכם לגרסת הפרו, שלא כוללת את המגבלה הזו. 

עריכה: לרגע זה, זום ביטלה את המגבלה באופן זמני, כך שתוכלו לנהל פגישות בכל אורך גם בגרסה החינמית!

One thought to “עבודה בימי קורונה: פגישות מהבית עם זום – חלק 1”

Leave a comment

Your email address will not be published.

Dada.net.pl police brutality research paper example sitting for bar exam resume custom book review proofreading websites ca professional research proposal writing website for mba three main parts of an essay write a personal essay for college admission