עבודה בימי קורונה: פגישות מהבית עם ZOOM – חלק 2

במסגרת העבודה שלי בעשור האחרון יצא לי להשתמש במגוון כלים לשיחות ועידה. כולם טובים, אך במסגרת העבודה הנוכחית שלי, בחברה מבוזרת, אני משתמשת בזום על בסיס יום יומי. היא נוחה לי כל כך, עד כדי כך שכיום אני מעדיפה להשתמש בה גם לצרכים אישיים. בזכותה, גם שאני עובדת לבד בבית, אני מרגישה במרחק של שני קליקים מהתייעצות מקצועית עם קולגות בניו יורק או שיחת רכילות על כוס קפה עם חברה בלונדון. אפילו התחלתי בתקופה האחרונה, ולאור המצב, להשתתף בה שיעורי יוגה בקבוצה.

אחרי שבחלק 1 התקנו ופתחנו חדר ישיבות ושיתפנו אותו עם חבר נוסף, בחלק הזה אני רוצה להציג עוד כמה אפשרויות שקיימות בזום –

סרגל הכלים

במחשב, סרגל הכלים נמצא בתחתית מסך, והוא נעלם אם אתם לא מזיזים את העכבר יותר מכמה שניות. אם תזיזו את העכבר על גבי הוידאו, הוא יחזור ויופיע.

כיבוי / הדלקה של האודיו (Mute) –

הכפתור השמאלי ביותר הוא כפתור השליטה על האודיו. שימו לב שבזום תמיד עדיך לכבות את האודיו בזמן שאתם לא מדברים, כדי שרעשי רקע לא יפריעו לצד השני.

כיבוי / הדלקה של הוידאו (Video) –

מאפשר לכבות את הוידאו אם החדר שלכם מבולגן או שלא יצאתם הבוקר מהפיג’מה.  כיבוי של הוידאו גם יכול לעזור את איכות השיחה עם האינטרנט שלכם לא עובד טוב.

הזמן (Invite) –

זה הכפתור ללחוץ עליו, אם נזכרתם ששכחתם להזמין מישהו לפגישה. לחיצה על הכפתור תפתח חלונית המאפשר להזמין אנשים לפגישה שלכם, על ידי יצירה של קישור, מייל הזמנה או מתוך אנשי הקשר שלכם.

שיחו את הקישור או את ההזמנה בכל אמצעי העולה על רוחכם – ווטסאפ, פייסבוק, מייל. כל מה שמקבל ההודעה צריך לעשות, הוא ללחוץ על הקישור.

ניהול משתתפים (Manage Participants) –

זהו מסך חשוב מאוד כאשר יש משתתפים רבים בשיחה. במסך הזה המארגן של הפגישה יכול להשתיק כל אחד מהמשתתפים, במיוחד אם יש להם רעש רקע או הד שהם לא מודעים אליהם, מבלי להפסיק לדבר.

שיתוף (Share) –

בזום אפשר לשתף את המסך של המחשב, למשל כדי להציג מצגת, סרטון או תמונות. אפשר גם להשתמש בסוג של “לוח מחיק”, כדי לשרבט רעיונות תוך כדי שיחה.

צ’ט (Chat) –

הצ’ט הוא אחד הכלים השימושיים בזום, במיוחד בשיחת ועידה. אחד ההבדלים החשובים בין שיחת ועידה לפגישה האמיתית, הוא שבזום, כששני אנשים מדברים בו זמנית, לא שומעים אף אחד מהם. לכן, תאלצו לחכות שהדובר יסיים לפני שתשאלו שאלה (ואולי טוב שכך).
אם אתם מסבירים משהו בזום, בקשו מהמשתתפים לשלוח שאלות בצ’ט, והתייחסו אליהם בזמן הנוח לכם.

הקלטה (Record) –

זום מאפשרת למארגן הפגישה בלבד להקליט כל ישיבה. הקובץ יהיה זמין בסיום הפגישה.

סיום פגישה (End Meeting) –

כפתור הסיום מאפשר לכם לצאת מהפגישה או לחלופין, לסיים אותה עבור כל המשתתפים, אם אתם המארגנים.

טיפים לפגישה מוצלחת

ניהול שיחות בזום יכול לתת ממש תחושה של פגישה בחיים האמיתיים, אם משתמשים בכמה טריקים בסיסיים.

החשוב מבין כולם, ואני לא יכולה להדגיש את זה מספיק – תנו לאחרים לסיים לדבר. בעוד שבעולם האמיתי, קשה, אבל אפשרי לשמוע שניים או שלושה אנשים מדברים בו זמנית, ברגע ששני אנשים מדברים ממש בו זמנית במהלך שיחת וידאו, לא שומעים אף אחד מהם. הורידו הילוך וחכו שניה אחרי שאחד מסיים ולפני שאתם מדברים. 

אם אתם מנהלים את השיחה, תמיד אפשר לבקש מכולם להשתיק, או לחלופין להשתמש באפשרות ניהול המשתתפים, כדי להשתיק רעשנים סרבנים באופן דיסקרטי. בקשו מאנשים לשלוח שאלות שעולות תוך כדי השיחה בצ’ט, והקפידו לענות על שאלות שעולות מדי פעם.

אם אתם בצד המקשיב, השתיקו את האודיו שלכם – רחשי הרקע מסביבכם יכולים להפריע למי שמדבר. כמו כן, זום באופן אוטומטי מראה את מי שמדבר באותו הרגע – לכן אם תעשו אפצ’י, כולם גם יראו אתכם מקנחים את האף. 

ומצד שני, ודאו שאתם מדליקים חזרה את האודיו לפני שאתם מדברים.

השתמשו בשני סוגי התצוגות השונות שקיימים בזום: תצוגת הדובר (Speaker) ותצוגת גלריה. תצוגת הדובר נוחה אם אתם רוצים להתרכז בפניו של הדובר הראשי בשיחה, בעוד שתצוגת גלריה תאפשר לכם להציץ על המשתתפים האחרים, בזמן שאתם שומעים את הדובר. ניתן להחליף בין המצבים על ידי לחיצה על כפתור שמופיע בפינה הימנית העליונה של הפגישה.

והכי חשוב, בסיום הפגישה, אל תשכחו ללחוץ על כפתור הסיום כדי לצאת מהחדר ולכבות את המיקרופון והמצלמה, כדי להימנע מפדיחות.

עוד טריק קטן

אם אין לכם כוח או זמן לסדר את הבלאגן מסביבכם, אבל לא בא לכם שכולם יראו את השאריות של הפיצה מאתמול, לזום יש אפשרות לרקע וירטואלי (Virtual background), המאפשרת לכם לקבוע מה הרקע שיופיע מאחוריכם – כך שתוכלו להופיע בעיר אחרת, בחיק הטבע, או אפילו בחלל החיצון.

כדי להפעיל את האפשרות הזו, צריך ללחוץ על המשולש הקטן שלצד כפתור הוידאו, ואז לבחור באפשרות הגדרות הוידאו (Video Settings).

במסך ההגדרות, בחרו באפשרות Virtual Background, ואז בחרו בתמונה שאתם רוצים שתופיע מאחוריכם. אם אתם רוצים לבטל את הרקע הוירטואלי, חזרו לאותו המסך, ובחרו באפשרות “None”.

אשמח לשמוע אם המדריך היה שימושי עבורכם, ואם יש עוד דברים שהייתם רוצים לדעת על זום או על עבודה מהבית באופן כללי.

One thought to “עבודה בימי קורונה: פגישות מהבית עם זום – חלק 2”

  • Yael Oren

    הי, רציית להודות לך שה2 בלוגים שלך מאד עזרו
    ורציתי לשאול
    הבנתי שכעת 0 ימי הקורונה ) אין תשלום על שימוש בזום ( מעבר ל40 ד’ )האם זה תקף גם לישראל? איך?
    ודבר שני כיצד משתמשים בחדרי צ’אט? תודה לך !

    Reply

Leave a comment

Your email address will not be published.

Dada.net.pl